Software para Vigilancia Tecnológica ¿Qué herramienta seleccionar?

La palabra software hoy en día parece sinónimo de Vigilancia Tecnológica. Y es que la verdad es tan común que ya la mayoría de reuniones giran en torno a esta temática.

¿Qué herramienta recomiendas para hacer Vigilancia e Inteligencia Tecnológica?” es una pregunta tan común entre mis clientes que decidí escribir sobre ello.

Hoy, con más de 12 años de experiencia (con lecciones aprendidas desde el fracaso), me permito escribir sobre un tema que para muchos, es el santo grial de la Vigilancia Tecnológica; El software.

Antes de comenzar debo advertirte que lo que estás a punto de leer seguramente te ayudará a ahorrar varias horas de lectura de papers aburridos y descripciones super poderosas de empresas desarrolladoras o lo que puede ser un poco más pesado, la visita incómoda de vendedores que solo quieren dejarte una plataforma costosa que no encaja con tus necesidades. En este post, haremos un paso a paso para guiarte en la selección de tus herramientas y asegurarnos de que tu decisión sea la correcta.

Antes de comenzar, es importante que seas consciente que el software no lo es todo, y aunque ya parezca un poco pesado e insistente, es importante que sepas que toda herramienta debe estar vinculada a una estrategia (el para qué vamos a hacer Vigilancia Tecnológica) y a un modelo (Cómo lo vamos a hacer), si quieres saber como implementar un modelo no olvides leer 4 pasos para crear un modelo de VT.

Ahora si, sin esperar más, introduzcámonos en el mundo de la selección de tus herramientas de Vigilancia Tecnológica.

Categoriza el software según tus procesos

Seguro que en algo estamos de acuerdo y es que la selección del software debe realizarse en función del producto o servicio que estamos desarrollando o prestando.

Por ello, parto por comentar que una cosa es realizar una vigilancia continúa y sistemática sobre noticias, movimientos de la competencia, registro de productos o marcas, cambios normativos o legales, y otra muy distinta analizar patentes y artículos científicos. Cada una de estas actividades está asociada a un software específico. En resumen y como diríamos en Colombia  es importante ser consciente que “para cada tiesto existe su arepa“.

Por ello y para tu comodidad he decidido categorizar los procesos de Vigilancia Tecnológica en cuatro grandes grupos, para que de esta forma puedas identificar con qué herramientas deberías abordar cada producto/servicio.

Vigilancia sistemática y continúa

Se trata de la captura automatizada de cambios en cualquier fuente de información estructurada y no estructurada. Esta vigilancia está diseñada para alertar de forma inmediata cuándo se cumplen situaciones hipotéticas de interés para la organización. Un ejemplo de ello podría ser el registro de un producto por parte de un competidor, la solicitud de una nueva patente o la publicación de una licitación.

Dada la naturaleza y objetivo de esta vigilancia, sería más que injusto evaluar una herramienta en función de las gráficas o enlaces que te pueda mostrar, pues su objetivo principal es detectar cambios ocurridos en fuentes de información heterogéneas y que aportan información de impacto cualitativo.

Por tanto, mi principal recomendación es que evalúes esta herramienta en función de criterios como:

  • Flexibilidad en la vigilancia: disponibilidad para gestionar las palabras clave y las fuentes de información de forma personalizada.
  • Heterogeneidad de fuentes de información: ¿Qué formatos de fuentes pueden vigilarse?
    • Rss
    • Website
    • Email
    • Bases de datos gratuitas y de pago.
  • Diseño y difusión de boletines o informes periódicos.
  • Volumen de fuentes a vigilar.
  • Velocidad de respuesta.
  • Capacidad para la combinación de conceptos.
  • Coordinación de responsabilidades para el análisis.
  • Diseminación selectiva de la información (quién recibirá qué).
  • Entre otras cosas.

No se recomienda adquirir una plataforma de vigilancia sistemática si no se cuenta con un plan (o un equipo que te apoye en su diseño )de vigilancia estratégica detallado, en el que se consoliden Factores Críticos de Vigilancia, palabras clave, fuentes de información, asignación de responsabilidades de análisis, informes a desarrollar, tomadores de decisión a involucrar, etc.

Análisis bibliométricos y de patentes.

Tal vez  estemos hablando de la parte más famosa de la Vigilancia tecnológica.

Se trata de herramientas  que te permiten analizar grandes volúmenes de datos estructurados para conocer elementos claves del desarrollo científico y tecnológico, como pueden ser  los actores que más patentan/publican, en qué países están, qué temáticas están trabajando, tendencias, entre otros análisis.

En general este tipo de herramientas suelen ofrecer una oferta de valor similar y que solo se diferenciarán en pequeños detalles que valorarán más centros tecnológicos y universidades que las propias empresas (a menos que tengan un fuerte componente de I+D+i). Por ello la selección de una herramienta en particular dependerá en gran medida de qué tan especializados deben ser tus análisis, así como su precio y usabilidad.

Así como no todo el mundo necesita gastarse 200K USD en un Ferrari para ir la oficina, no es necesario gastarse 16K USD en una herramienta para analizar patentes, pues en el mercado se encuentran excelentes herramientas por unos 120 USD al mes.

Si te interesa conocer alguna en particular no olvides escribirnos a info@dwsolutions.co.

Análisis de datos estructurados

Los más clásicos podrían hablar de Business Intelligence (BI) y tendrían algo de razón, solo que aquí no necesariamente requerimos analizar datos internos de la compañía, sino también descargar datos externos para agregar valor.

Excel puede ser una herramienta fantástica si estás con poco presupuesto. Sin embargo dependiendo de los tipos de bases de datos que desees conectar, los volúmenes de información que desees procesar  y  los tipos de gráficos y análisis que requieras desarrollar, puedes estar evaluando otras herramientas como Tableau o Qlik view.

Búsquedas abiertas en la web

Tal vez estoy hablando de la forma más antigua de hacer “vigilancia” tecnológica. Digo antigua porque desde hace mucho tiempo, cuando existen brechas de información solemos preguntarle al “sabelotodo” de google.

Sin embargo existen otras herramientas disponibles y varios metabuscadores que podrán hacer tu vida más fácil y ahorrar muchísimo tiempo en la búsqueda de información.

Así que si deseas recibir un listado de metabuscadores para mejorar tus búsquedas en la web, no olvides hacer Click aquí

Asegúrate de tener todo listo antes de la compra

Sabemos que el dinero no es infinito y que cada compra que hace la organización debe estar plenamente justificada. Desde la experiencia puedo decirte que la voluntad es más importante que la billetera, y por eso antes que herramientas, se necesitan ganas de hacer las cosas.

Por tanto mi principal consejo es que antes de pensar en cualquier compra, tengas a la mano las funcionalidades que debe tener la plataforma, que tengas claro para qué la vas a usar, quienes la van a trabajar y como te deben ayudar a confeccionar cada uno de los productos y servicios de tu portafolio.

Software en Alquiler

El SaaS (Software as a Service) ya no es una tendencia, es una realidad. Por lo tanto mi principal recomendación es que NO COMPRES herramientas, alquila sus servicios, pues como todo en la vida es mucho menos riesgoso alquilar que comprar. De esta forma no solo te aseguras que tu proveedor te aporte valor para renovar su contrato, sino que de la misma forma podrás migrar a mejores soluciones en el futuro si así lo consideras.

Compara las soluciones: Valor vs Precio

Existen dos tipos de clientes. Los que compran en función del valor y los que compran por precio. Ambas son totalmente válidas y dependerán de tu forma de hacer negocios. Sin embargo, en este apartado es indispensable llevar todas las soluciones a un mismo punto de comparación. Por ello, mi mejor consejo sería que hicieras una simulación del retorno que podría recibir tu inversión. Este análisis lo podrás hacer en función de variables como el tiempo que te ahorrarías por usar X o Y solución, etc.

Si deseas un acompañamiento personalizado para la selección de software, así como conformación de una Unidad de Vigilancia Tecnológica ponte en contacto ahora mismo.

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