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Si la brújula de tu empresa apunta a entender el entorno para anticiparse a los cambios que determina el mercado y tomar decisiones acertadas, debo decirte que estás apuntando en buena dirección con la vigilancia estratégica.

Se puede decir que un gran número de  empresas reconocen que están inmersas en un entorno competitivo cada vez más dinámico y exigente. Pero, ¿cuántas de estas empresas son realmente capaces de entender ese entorno, identificar oportunidades, amenazas, tendencias o nuevos modelos de negocio y ser los primeros en tomar decisiones?

Ese es el gran desafío que deben resolver hoy las compañías para triunfar en el mercado. Y aunque cada vez son más las empresas que se familiarizan con el concepto de vigilancia estratégica, vigilancia tecnológica o inteligencia competitiva y se apropian de las herramientas que permiten acceder a la información del entorno, el reto de esta práctica está en determinar qué información de toda la que tienes disponible es verdaderamente relevante para tu negocio y qué decisiones puedes tomar a partir de ésta.

Por ello y en definitiva, si tu estrategia empresarial va a sustentarse en tomar las decisiones con los ojos abiertos (basadas en información), la vigilancia estratégica debe ser uno de tus principales objetivos. De otra manera, será muy complicado gestionar un negocio en el que su entorno es cada vez más dinámico, competitivo y voraz.

Aquí te ayudaremos a resolver, de manera práctica, esa gran pregunta que tienes en mente: ¿cómo empiezo a hacer vigilancia estratégica?

Define los focos del negocio

 Estamos inmersos en un entorno de negocios en el que  variables como la tecnología, la competencia, los marcos regulatorios, los cambios macroeconómicos y muchos otros factores nos afectan directa o indirectamente. De igual forma, vivimos en un mundo digital que sobrepasa nuestra capacidad humana para procesar información y en el que conceptos como big data, minería de datos o texto deben empezar a aparecer con más frecuencia en nuestros análisis de información.

No es posible monitorear o saber todo. Hay que priorizar.

Cuando hablamos de monitoreo del entorno se enfrenta el mismo problema. Mucha información, poco tiempo. Por ello,  lo primero que debes hacer es definir los factores más críticos para tu negocio y a los cuales debes reaccionar sí o sí. Esto se traduce en vigilar, por ejemplo, cambios en la normativa que pueden impactar tu negocio, cuándo la competencia solicita el registro de un nuevo producto ante el gobierno o cualquier cambio en las tendencias de consumo de tu sector, por citar solo algunos casos.

Define un vocabulario

Ahora comienza la “parte operativa”. Una vez hayas definido tus factores críticos de vigilancia, es indispensable que determines un vocabulario asociado.

Es decir, en este punto deberás sacar un listado de todas las palabras clave con las que generalmente buscarías dicha información. Por ejemplo, si tu foco es vigilar cuándo  tu competencia se relaciona con alguno de tus clientes, lo que deberás hacer es sacar un listado con todos los nombres de cada uno de tus competidores (y sus productos) y lo mismo para tus clientes.

Define las fuentes de información

El objetivo de la vigilancia estratégica del entorno está en detectar, de forma sistemática y ordenada, información con valor que te permita tomar decisiones acertadas para tu negocio.

Hoy en día es mayor el contenido “basura” que se encuentra en internet que la información que realmente te puede aportar valor. ¿Cómo puedes evitar perder tiempo con contenido irrelevante?… ¡Fácil! Define tú mismo de dónde quieres extraer la información.

Cuando eres tú el que define las fuentes de información garantizas dos cosas: la calidad y el volumen de información que vas a obtener.

Automatiza la vigilancia estratégica

Dada la premisa de “mucha información, poco tiempo”, resulta indispensable que el proceso sea automatizado, sobretodo teniendo en cuenta que lo quieres hacer de forma sistemática.

En este punto tienes dos opciones:

Contratar una herramienta especializada

No te agobies, pero sobretodo no pierdas tiempo, con métodos arcaicos e ineficientes. Hoy en día existen numerosas herramientas para automatizar la vigilancia del entorno. La herramienta que sin ninguna duda brilla por encima de las demás es mussol de antara. No perderás tiempo ni dinero, te lo aseguro.

Cocinártelo en casa

A través de un agregador de RSS podrás controlar de forma sistemática todos los cambios que pueda haber en las fuentes de información que estés vigilando. Pero como todo no es perfecto, muchas de las fuentes de información no tienen habilitado este servicio, por lo cual deberás recurrir a herramientas que conviertan el contenido de cualquier sitio web a formato RSS. Algunas de estas herramientas pueden ser Feed 43 o  Page 2 RSS . Una vez tengas automatizada la captura de la información deberás filtrarla  generando ecuaciones (con operadores booleanos) con una herramienta especializada para esto, como puede ser feed rinse .

Asigna responsabilidades de análisis

Cada factor crítico de vigilancia tiene un doliente interno en tu empresa y muy seguramente un experto que puede determinar qué tanto puede afectar o beneficiar las alertas que se irán capturando. Por ello, y en función de que cada uno esté enterado, es primordial diseñar los flujos de información para que todo el esfuerzo se traduzca en mejores decisiones y mejores negocios.

Siguiendo estos cinco sencillos pasos ya podrás automatizar las tareas de vigilancia estratégica del entorno y realmente dar un paso adelante frente a tu competencia.